香港公司會(huì)議、決議、公司記錄常見問(wèn)題

在新條例下，公司須就其每個(gè)財(cái)政年度舉行周年大會(huì)，而并非就每個(gè)公歷年舉行。

 

詳情

 

1. 在新《公司條例》（第622章）（下稱「新條例」）下是否有任何新措施利便舉行成員大會(huì)？

 

有。根據(jù)第584條，公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會(huì)上聆聽、發(fā)言及表決的任何科技，在兩個(gè)或多于兩個(gè)地方舉行成員大會(huì)，但須受公司章程細(xì)則的條文規(guī)限。

 

2.在新條例下公司須否每年都舉行周年成員大會(huì)（下稱「周年大會(huì)」）？

 

在新條例下，公司須就其每個(gè)財(cái)政年度舉行周年大會(huì)，而并非就每個(gè)公歷年舉行。請(qǐng)參閱下文問(wèn)7。公司在以下情況可無(wú)須舉行周年大會(huì)：

 

根據(jù)第612(1)條，如所有須在該周年大會(huì)上作出的事情，已藉書面決議作出;而須在該周年大會(huì)上提交省覽或交出的文件的文本，均已在該書面決議傳閱日期當(dāng)日或之前，向公司每名成員提供，公司便無(wú)須舉行周年大會(huì)。

 

第612(2)(a)條訂明 ，只有一名成員的公司無(wú)須舉行周年大會(huì)。

 

第613條容許公司可藉一項(xiàng)書面決議或一項(xiàng)獲公司所有成員在某成員大會(huì)上通過(guò)的決議，免除舉行周年大會(huì)。

 

第611條豁免不活動(dòng)公司舉行周年大會(huì)的規(guī)定。

 

3. 只有一名成員的公司是否必須通過(guò)決議，以免除舉行周年大會(huì)？

 

根據(jù)新條例第612(2)(a)條，只有一名成員的公司無(wú)須舉行周年大會(huì)，亦無(wú)須通過(guò)決議以免除舉行周年大會(huì)。

 

4. 如公司無(wú)須按照新條例第612(2)(a)條舉行周年大會(huì)或已按照新條例第612(2)(b)及613條免除舉行周年大會(huì)，則該公司該如何把公司帳目提交省覽、批準(zhǔn)宣布分派末期股息，以及處理再度委任董事或核數(shù)師等事宜？

 

如公司無(wú)須就某個(gè)財(cái)政年度舉行周年大會(huì)，則擔(dān)任該公司的核數(shù)師的人，在其委任期終結(jié)時(shí)，須當(dāng)作再度獲委任為該公司下一個(gè)財(cái)政年度的核數(shù)師（第403(1)條），該公司亦須向公司每名成員送交關(guān)乎該財(cái)政年度的報(bào)告文件的文本（第430(3)條）。

 

新條例并無(wú)條文訂明當(dāng)公司無(wú)須按照第612(2)(a)條舉行周年大會(huì)或已按照第612(2)(b)及613條免除舉行周年大會(huì)時(shí)，該如何處理有關(guān)分派末期股息或董事參選連任的事宜。公司可參閱在其組織章程細(xì)則內(nèi)的相關(guān)條文（如有的話）。

 

公司如已采納私人公司的章程細(xì)則范本，可參閱《公司(章程細(xì)則范本)公告》(第622H章) 附表2。如有需要，董事可召開或公司的成員可要求董事召開成員大會(huì)，以處理該等事宜。公司亦可為此目的而通過(guò)書面決議。

 

5.在新條例下公司如何免除舉行周年大會(huì)？公司可否根據(jù)第612(2)(b)及613條就一個(gè)于新條例的生效日期前開始的財(cái)政年度免除舉行周年大會(huì)？

 

請(qǐng)參閱上文問(wèn)2。公司須按照第613條通過(guò)決議，并須于通過(guò)決議后的15日內(nèi)向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)交付獲通過(guò)的決議的文本（第622(1)(g)及(2)條）。

 

公司只可憑第612(2)(b)及613條就一個(gè)于新條例生效當(dāng)日（即2014年3月3日）或之后開始的財(cái)政年度免除舉行周年大會(huì)。只有一名成員的公司亦只可按新條例第612(2)(a)條，就一個(gè)于2014年3月3日或之后開始的財(cái)政年度無(wú)須舉行周年大會(huì)。請(qǐng)參照附表11第78(1)及107(2)條。

 

6. 根據(jù)《舊有公司條例》注冊(cè)的公司是否須先修訂其組織章程細(xì)則（下稱「章程細(xì)則」），然后才可利用新條例第612(2)及613條而無(wú)須舉行或免除舉行周年大會(huì)？

 

免除舉行周年大會(huì)的相關(guān)條文屬許可性條文，該條文并沒(méi)有明訂凌駕公司章程細(xì)則的條文。公司可視乎適當(dāng)情況，在其章程細(xì)則內(nèi)訂明公司的規(guī)定。

 

如公司希望利用第612(2)及613條，但其章程細(xì)則訂明必須舉行周年大會(huì)或不容許免除周年大會(huì)，則該公司便會(huì)須修訂其章程細(xì)則，以便在不舉行周年大會(huì)的情況下亦不會(huì)違反其章程細(xì)則。由于各章程細(xì)則的條文內(nèi)容有所不同，個(gè)別公司應(yīng)征詢專業(yè)意見，以考慮是否有需要作出修訂。

 

7. 在新條例下公司須于何時(shí)舉行周年大會(huì)？

 

公司須就其每個(gè)財(cái)政年度，在以下期間內(nèi)舉行周年大會(huì)：

 

如屬擔(dān)保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司，須于會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的9個(gè)月內(nèi)，舉行周年大會(huì)；

 

及如屬任何其他公司，須于會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的6個(gè)月內(nèi)，舉行周年大會(huì)。（第610(1)及(4)條）

 

會(huì)計(jì)參照期是決定有關(guān)財(cái)政年度所參照的限期。

 

如會(huì)計(jì)參照期是有關(guān)公司的首個(gè)會(huì)計(jì)參照期，而該參照期超過(guò)12個(gè)月，則公司須在以下期間內(nèi)舉行周年大會(huì)：

 

如屬擔(dān)保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司，則須：

 

于公司成立為法團(tuán)的首個(gè)周年日后的9個(gè)月內(nèi)，舉行周年大會(huì)；或

 

于該會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的3個(gè)月內(nèi)，舉行周年大會(huì)， 兩者以較遲者為準(zhǔn)；及

如屬任何其他公司，則須：

 

于公司成立為法團(tuán)的首個(gè)周年日后的6個(gè)月內(nèi)，舉行周年大會(huì)；或

 

于該會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的3個(gè)月內(nèi)，舉行周年大會(huì)， 兩者以較遲者為準(zhǔn)。

（第610(2)及(4)條）

 

8. 在新條例下舉行成員大會(huì)的通知期為多少？

 

如屬舉行周年大會(huì)，通知期最少21日。如屬其他情況，有限公司的通知期最少14日，無(wú)限公司的通知期最少7日（第571(1)條）。

 

如有關(guān)公司的章程細(xì)則規(guī)定的通知期較長(zhǎng)，則須給予該較長(zhǎng)通知期的召開大會(huì)通知（第571(2)條）。

 

9. 召開公司成員大會(huì)的通知期可否縮短至少于21日？如可以的話，新條例下的規(guī)定為何？

 

可以縮短。如屬周年成員大會(huì)，如果全體有權(quán)出席并在該成員大會(huì)上有權(quán)表決的成員都同意，便可以將通知期縮短至少于21日(第571(3)(a)條)。如屬任何其他成員大會(huì)，如果占有權(quán)出席并在該成員大會(huì)上有權(quán)表決的成員人數(shù)的多數(shù)成員都同意，而該等成員合共占全體成員的總表決權(quán)最少95%，便可以將通知期縮短至少于14日(就有限公司而言)或7日(就無(wú)限公司而言)(第571(1)(b)條及571(3)(b)條)。

 

10. 如有關(guān)公司的章程細(xì)則規(guī)定召開公司成員大會(huì)的通知期，較第571(1) 條指明的通知期為長(zhǎng)，則就召開公司成員大會(huì)而言，可否給予較該公司的章程細(xì)則指明的通知期為短的通知？如可以的話，則新條例的規(guī)定為何？

 

可以。在以下情況下，公司成員大會(huì)會(huì)視為是妥為召開的：如屬周年成員大會(huì)，全體有權(quán)出席并在該成員大會(huì)上有權(quán)表決的成員，都同意縮短通知期至少于21日（第571(3)(a)條）；及如屬任何其他成員大會(huì)，占有權(quán)出席并在該成員大會(huì)上有權(quán)表決的成員人數(shù)的多數(shù)成員，而該等成員合共占全體成員的總表決權(quán)最少95%，都同意較短的通知期（第571(3)(b)條）。

 

11. 在新條例下有否任何關(guān)于提出及通過(guò)書面決議的新規(guī)定？

 

第12部第1分部第2次分部訂明提出、通過(guò)及記錄書面決議的程序，大致如下：

如有成員提出書面決議，而有關(guān)公司收到占總表決權(quán)不少于百分之五，或有關(guān)公司的章程細(xì)則為此目的而指明的較低百分比的成員提出要求傳閱該決議，則該公司須向全體有權(quán)表決的成員傳閱該決議（第 552條）。

 

提出書面決議的成員，可要求該公司在傳閱該決議的同時(shí)，傳閱關(guān)于該決議的標(biāo)的事宜而字?jǐn)?shù)不多于1 000字的陳述書 （第 551條）。

 

如法院信納所賦予的權(quán)利正被濫用或正被用以在帶誹謗成分的事宜上，取得不必要的宣傳，則公司無(wú)須傳閱陳述書 （第554條）。

 

傳閱可以印本形式或電子形式，或在網(wǎng)站上提供有關(guān)文本的方式作出（第553條）。成員可就被提出的書面決議表示同意，并采用印本形式或電子形式把有關(guān)決議送交有關(guān)公司（第556條）。

 

對(duì)被提出的書面決議表示同意的限期為28日或有關(guān)公司的章程細(xì)則指明的限期（第558條）。

 

如決議是采用書面決議形式通過(guò)，有關(guān)公司須在通過(guò)后的15日內(nèi)，就此事向公司每名成員及公司的核數(shù)師送交通知（第559條）。

 

公司的章程細(xì)則亦可訂明其他程序批準(zhǔn)該公司在不舉行會(huì)議的情況下通過(guò)某決議，但有關(guān)決議須獲得全體有權(quán)表決的成員的同意（第561條）。

 

12. 如公司的章程細(xì)則載有其他程序批準(zhǔn)該公司在不舉行會(huì)議的情況下通過(guò)某決議，則該公司須否遵從第12部第1分部第2次分部所載的程序（下稱「該等法定程序」），例如通知公司的成員及核數(shù)師某書面決議已獲通過(guò)？

 

如公司的章程細(xì)則訂明可在不舉行會(huì)議的情況下通過(guò)決議的程序，而章程細(xì)則的條文又符合第561(2)及(3)條的規(guī)定，則該公司可根據(jù)其章程細(xì)則所載的該等條文通過(guò)決議。該等法定程序不會(huì)影響章程細(xì)則所載的該等條文。

 

不過(guò)，請(qǐng)注意，第561(1)條訂明公司的章程細(xì)則的條文如會(huì)有以下效果，該條文在有該效果的范圍內(nèi)屬無(wú)效︰決議不得采用書面決議形式提出及通過(guò)。如某書面決議是公司的董事或成員根據(jù)第549條妥為提出采用的，則該公司便須遵從該等法定程序。

 

13. 在新條例下誰(shuí)可提出書面決議？

 

公司的董事或成員可提出采用書面決議形式的決議（第549條）。

 

14. 如公司的董事或成員以外的人提出采用書面決議形式的決議，該公司是否必須按照第553條傳閱該決議？如該決議由一位占總表決權(quán)少于5%的公司成員提出，則情況又如何？

 

如采用書面決議形式的決議并非按照第549條由公司的董事或成員提出，則公司無(wú)須按照第550或552條以書面決議形式傳閱該決議。

 

就傳閱被提出的采用書面決議形式的決議而言，公司的章程細(xì)則如沒(méi)有指明一個(gè)占總表決權(quán)低于5%的所需百分比，而該公司亦沒(méi)有收到占全體有權(quán)就該決議表決的成員總表決權(quán)不少于5%的成員提出要求，要求該公司傳閱該決議，則該公司無(wú)須按照第552條傳閱該決議。

 

由于當(dāng)公司有需要根據(jù)第550或552條傳閱被提出的采用書面決議形式的決議時(shí)，第553條的規(guī)定方會(huì)適用，因此，按照第553條須傳閱被提出的采用書面決議形式的決議的規(guī)定并不適用于以上情況。

 

15. 成員在提出決議及陳述書方面的權(quán)利有否任何主要變更？

 

根據(jù)舊《公司條例》（第32章）（下稱「舊條例」）第115A條，符合某最低人數(shù)規(guī)定的成員，可請(qǐng)求公司傳閱就下屆周年大會(huì)被提出的決議，或有關(guān)任何成員大會(huì)被提出的決議或?qū)⒃谠摃?huì)議上處理的事務(wù)而字?jǐn)?shù)不多于1000字的陳述書。如法院信納該權(quán)利正被濫用，以取得在帶誹謗性質(zhì)的事宜上不必要的宣傳，則該公司無(wú)須傳閱陳述書。除非公司另有決議，否則提出這項(xiàng)請(qǐng)求的成員須承擔(dān)傳閱費(fèi)用。

 

在新條例下，第582、615及616條訂明，就成員在周年大會(huì)上提出的決議而言，如傳閱該決議所須的最低人數(shù)規(guī)定的要求于周年大會(huì)舉行前的6個(gè)星期之前，或（如在上述時(shí)間之后送抵公司的話）該會(huì)議的通知發(fā)出之前送抵公司；以及就成員在周年大會(huì)被提出的決議或作出有關(guān)周年大會(huì)事務(wù)的陳述書而言，如公司及時(shí)收到傳閱該陳述書所須的最低人數(shù)規(guī)定的要求，而在發(fā)出會(huì)議的通知時(shí)可同時(shí)送交該陳述書，公司就須承擔(dān)傳閱該決議及該陳述書的費(fèi)用。此外，無(wú)須傳閱成員陳述書的準(zhǔn)則有所更改，如公司或聲稱感到受屈的人提出申請(qǐng)，而原訟法庭應(yīng)申請(qǐng)而信納要求傳閱的權(quán)利正被濫用或正被用以在帶誹謗成分的事宜上，取得不必要的宣傳，則無(wú)須傳閱陳述書（第583條）。

 

16. 在新條例下要求以投票方式表決的最低人數(shù)規(guī)定為何？

 

在新條例下，要求以投票方式表決的最低人數(shù)規(guī)定是5名有權(quán)在成員大會(huì)上表決的成員，或占全體有權(quán)在該成員大會(huì)上表決的成員的總表決權(quán)5%的一名或多于一名成員（第591條）。

 

17. 在新條例下委任代表的新規(guī)則為何？

 

在新條例下委任代表的新規(guī)則如下：

 

有權(quán)委任另一人為代表適用于所有公司（第596(1)條）；

 

擔(dān)保有限公司可藉公司的章程細(xì)則，規(guī)定只可委任公司的成員為代表（第596(2)條）；

 

有股本的公司的成員可委任多名代表（第596(3)條）；

 

如有人要求投票表決，須指定委任代表所需的通知時(shí)間（第598條）；

 

委任或終止代表可以電子形式送交公司（第599條）；

 

由公司發(fā)出的代表委任文書，須使有關(guān)成員能夠指示有關(guān)代表就每項(xiàng)決議，表決贊成或表決反對(duì)（或在沒(méi)有指示的情況下，就該等決議行使該代表的酌情決定權(quán)）（第601條）；

 

公司的章程細(xì)則可賦予成員或代表比新條例所賦予的權(quán)利更廣泛的權(quán)利（第608條）。

 

18. 在新條例下，公司備存前成員記錄、決議及成員大會(huì)記錄，以及一人成員公司決定的書面記錄，其最少的時(shí)間為多少？

 

如屬前成員記錄，最少的期限為自該人不再是公司成員的日期起計(jì)的10年（第627(5)條）。如屬?zèng)Q議及成員大會(huì)記錄，以及一人成員公司決定的書面記錄，期限為自有關(guān)決議、會(huì)議或決定的日期起計(jì)最少10 年（第618(2)條）。

 

19.在新條例下，備存董事登記冊(cè)及公司秘書登記冊(cè)有否任何主要變更？

 

有。在新條例下，董事登記冊(cè)（第641條）及公司秘書登記冊(cè)（第648條）可分開備存。至于與這項(xiàng)變更有關(guān)的過(guò)渡性及保留安排，請(qǐng)參閱附表11第114及117條。登記冊(cè)可備存于公司的注冊(cè)辦事處或《公司紀(jì)錄（查閱及提供文本）規(guī)例》（第622I章）訂明的地方（第641(3)及648(3)條）。該規(guī)例訂明的地方是香港某一地方。

 

在新條例下，有關(guān)幕后董事的詳情無(wú)須載于董事登記冊(cè)。至于與這項(xiàng)變更有關(guān)的過(guò)渡性及保留安排，請(qǐng)參閱附表11第116條。

 

如公司秘書是自然人，舊條例有關(guān)登記冊(cè)須載有公司秘書「通常住址」的規(guī)定由須載有公司秘書通訊地址的規(guī)定所取代（第650(1)(a)條）。至于與這項(xiàng)變更有關(guān)的過(guò)渡性及保留安排，請(qǐng)參閱附表11第118至119條。

 

20.在新條例下，備存海外登記支冊(cè)有否任何主要變更？

 

舊條例第103條有關(guān)備存登記支冊(cè)的特許證制度已予以廢除，由通知制度所取代，規(guī)定在香港以外地方備存登記支冊(cè)的公司，須在15日內(nèi)通知公司注冊(cè)處處長(zhǎng)備存該登記支冊(cè)所在的地址及該地址的任何更改，以及登記支冊(cè)的中止（第636及639條）。舊條例關(guān)于公司可在香港以外其經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的地方或附近備存登記支冊(cè)的規(guī)定，由新條例第636(1)條取代。該條訂明，如有股本的公司的章程細(xì)則批準(zhǔn)該公司在香港以外地方備存該公司居于當(dāng)?shù)氐某蓡T的登記支冊(cè)，該公司可于當(dāng)?shù)貍浯嬖摰怯浿?cè)。

 

公司如在香港以外地方備存登記支冊(cè)，須于備存該公司的登記主冊(cè)所在的地方，備存該登記支冊(cè)的復(fù)本，并于在該登記支冊(cè)作出記項(xiàng)后的15日內(nèi)，將該記項(xiàng)的文本，傳轉(zhuǎn)至其注冊(cè)辦事處，以及更新該登記支冊(cè)的復(fù)本（第637條）。

公司如中止登記支冊(cè)，該登記支冊(cè)的所有記項(xiàng)，均須轉(zhuǎn)移至該公司在香港以外的同一地方備存的另一登記支冊(cè)或該公司的成員登記冊(cè)（第639(2)條）。

 

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